Kako smanjiti vrijeme zapošljavanja
Većina vremena u zapošljavanju nije potrošena na rad nego na čekanje. Ovaj vodič pokazuje gdje se to čekanje krije.
Kratak odgovor: Skraćivanje procesa ne postiže se bržim radom nego uklanjanjem praznina. Izmjerite koliko dana prođe između svakog koraka, pa napadnite najveću prazninu — to je skoro uvijek čekanje na odgovor, dogovaranje termina ili odobrenje ponude.
Izmjerite prije nego što mijenjate
Bez mjerenja se skraćivanje procesa svodi na osjećaj. Mjerenje ne traži alat — dovoljno je za posljednja tri zapošljavanja zabilježiti datume ključnih koraka.
Zabilježite: dan kada je pozicija odobrena, dan objave, dan prve prijave, dan prvog kontakta sa kandidatom, dan intervjua, dan ponude i dan početka rada. Razlike između tih datuma pokazuju gdje se stvarno gubi vrijeme.
Skoro uvijek se pokaže isto: aktivnog rada ima nekoliko sati, a proces traje sedmicama. Razlika je čekanje, i ono je jedina stvar koju vrijedi napadati.
Pet najvećih praznina
Ove praznine se pojavljuju u skoro svakom procesu i svaka se ponavlja više puta.
- Od pristigle prijave do prvog pregleda — nekad i sedmica
- Od pregleda do prvog kontakta sa kandidatom
- Od kontakta do dogovorenog termina intervjua, kroz više poruka
- Od intervjua do interne odluke, jer se čeka da se svi sastanu
- Od odluke do poslane ponude, jer se čeka odobrenje
Praznina od tri dana koja se pojavi pet puta u procesu daje petnaest dana čekanja. To je razlika između zapošljavanja za dvije sedmice i zapošljavanja za mjesec i po.
Koraci koji skraćuju proces bez gubitka kvaliteta
Nijedan od ovih koraka ne smanjuje kvalitet selekcije — samo uklanja čekanje.
-
Odredite ko pregleda prijave i kada
Fiksni termin svakog dana, petnaest minuta. Prijava koja čeka da neko "stigne" najčešće čeka danima, a to je najveća pojedinačna praznina u procesu.
-
Odgovorite unutar 24 sata, makar kratko
Poruka "primili smo prijavu, javljamo se sutra sa terminom" zadržava kandidata i ne košta ništa. Tišina se tumači kao odbijanje.
-
Ponudite tri termina odjednom
Umjesto dogovaranja u pet poruka, ponudite tri konkretna termina, uključujući jedan izvan radnog vremena. Kod radnika u smjenama ovo skraćuje dogovaranje za dane.
-
Spojite korake gdje god možete
Kratki telefonski razgovor i intervju mogu biti isti dan. Provjera vještine može se organizovati odmah nakon intervjua. Svaki spojeni korak uklanja jednu prazninu.
-
Dogovorite okvir ponude unaprijed
Prije nego što počnete razgovore, dogovorite raspon unutar kojeg možete dati ponudu bez dodatnog odobrenja. Čekanje na potpis je najčešći razlog gubitka kandidata u posljednjem koraku.
-
Skratite broj krugova na dva
Za većinu pozicija su dva kruga dovoljna. Treći i četvrti krug rijetko mijenjaju odluku, a redovno gube kandidate koji su u međuvremenu prihvatili drugu ponudu.
Šta nikako ne skraćivati
Skraćivanje procesa ima granicu iza koje se pretvara u lošu selekciju, a loša selekcija je skuplja od sporog procesa.
Praktična provjera vještine kod zanimanja gdje greška košta ne smije se preskočiti. Zavarivač, vozač, kuhar i električar se procjenjuju u radu, ne na razgovoru. Isto vrijedi za provjeru obaveznih licenci i sertifikata, koja je kod dijela zanimanja i zakonska obaveza.
Ne smije se skraćivati ni jasno iznošenje uslova prije ponude. Kandidat koji sazna stvarne uslove tek nakon početka rada odlazi u prvom mjesecu, pa se ušteđeno vrijeme vraća kroz cijeli novi proces.
Najmanje od svega se smije skraćivati uvođenje u posao. Ono je izvan procesa zapošljavanja u užem smislu, ali odlučuje hoće li cijeli uloženi trud imati rezultat.
Realni rokovi po tipu pozicije
Cilj nije najkraći mogući proces nego proces bez praznina. Ovo su rokovi koji su u praksi ostvarivi uz uređen proces, bez skraćivanja provjera.
Za pozicije bez posebnih zahtjeva u proizvodnji, skladištu, trgovini i ugostiteljstvu realan rok je jedna do dvije sedmice od objave do prvog radnog dana, uz otkazni rok kandidata kao dodatak.
Za pozicije koje traže konkretnu vještinu i praktičnu provjeru — operateri, monteri, serviseri — realno je dvije do četiri sedmice.
Za deficitarna zanimanja i pozicije sa obaveznim ovlaštenjima proces traje duže i to nije problem procesa nego tržišta. Tu je cilj da vaš dio procesa ne dodaje sedmice, jer kada se kandidat konačno pojavi, morate biti brzi.
Checklista za skraćivanje procesa
- Zabilježeni su datumi svih koraka za posljednja tri zapošljavanja
- Određena je osoba i termin za svakodnevni pregled prijava
- Postavljeno je pravilo odgovora unutar 24 sata
- Termini intervjua se nude u paketu od tri, uključujući izvan radnog vremena
- Broj krugova intervjua je smanjen na dva gdje je moguće
- Okvir ponude je dogovoren prije početka razgovora
- Provjera licenci i dokumentacije ide paralelno, ne nakon odluke
- Praktična provjera vještine nije preskočena tamo gdje je potrebna
- Uvođenje u posao je planirano prije nego što kandidat počne
Pronađite kandidate i objavite posao putem Candidate Forcea
Pregledajte profile, objavite poziciju i upravljajte prijavama kroz jedan strukturisan proces.
- Pregled profila
- Objava poslova
- Direktne prijave
- Hiring pipeline
- Online komunikacija
Proces se nastavlja na Candidate Force platformi
Primijenite ovo na svoju otvorenu poziciju
Objavite poziciju i pregledajte profile kandidata iz cijelog regiona kroz Candidate Force.
Često postavljana pitanja
Koliko realno traje zapošljavanje jednog radnika?
Za pozicije bez posebnih zahtjeva uz uređen proces realno je jedna do dvije sedmice od objave do odluke, plus otkazni rok kandidata. Za pozicije sa praktičnom provjerom dvije do četiri sedmice. Za deficitarna zanimanja proces traje duže zbog dostupnosti kandidata, a ne zbog same selekcije.
Gubimo li kvalitet ako skratimo na dva kruga intervjua?
Za većinu pozicija ne. Treći i četvrti krug rijetko mijenjaju odluku, a redovno gube kandidate koji su u međuvremenu prihvatili drugu ponudu. Ako smatrate da su potrebna tri kruga, provjerite da li su prva dva zapravo mogla biti spojena u jedan.
Kako ubrzati proces ako odluku donosi više ljudi?
Dogovorite unaprijed ko donosi konačnu odluku i unutar kojeg okvira, tako da se ne čeka sastanak svih. Ako je saglasnost više ljudi neophodna, zakažite termin odlučivanja unaprijed, prije nego što razgovori uopšte počnu.